Einführung#

Es ist natürlich sehr wichtig zu wissen, wie viel Zeit deine Mitarbeiter auf welche Tätigkeiten verwenden. Zum Beispiel, weil die Zeiten gegenüber den Kunden abgerechnet werden sollen oder weil du schlicht wissen musst, wo dein Unternehmen effizient arbeitet und wo nicht.

Dazu dient die Projektzeiterfassung. Wir haben das so genannt, weil innerhalb der Arbeitszeit dann praktisch alles ein Projekt ist.

Also Projekte bezeichnest du also sowohl die Dienstleistung, die du für deine Kunden erbringst, Aufträge, Montagen, Beratungen und Hilfeleistungen. Auch die internen Prozesse bezeichnest du dann als Projekt: Die Buchhaltung, Produktplanungen, Entwicklungen, eigene Wartungsarbeiten an deiner Infrastruktur, Akquise und Marketing und so weiter.

Du kannst beliebig viele Projekte anlegen und diese als Kundenprojekt (extern) oder als eigene, interne Projekte markieren. Dadurch, dass du das Projekt einzelnen Mitarbeitern zuweist, können diese ihre Aufwände (also die Arbeitszeiten) auf das Projekt buchen.

Am Ende bekommst du so eine präzise Aufstellung, wie viel Aufwand ein Projekt in deinem Unternehmen ausgelöst hat. Du kannst diese Aufstellungen verwenden um mit deinen Kunden abzurechnen. Wenn du einen festen Preis mit deinen Kunden vereinbart hast, weißt du wann das Budget erschöpft ist und ob ihr eure Aufwände passend geplant habt.

Aus den Kommentaren der Projektzeiterfassung kannst du auch in der Nachbetrachtung heraus bekommen, welche Aufwände gut bearbeitet werden konnten und wo du noch besser werden kannst.

My Work#

Das Tab My Work begrüßt dich immer, wenn du dich an der Applikation anmeldest.

Dort startest du deine Tagesarbeitszeit und kannst sofort danach das Projekt auswählen, für welches du arbeiten möchtest.

Wechselst du das Projekt, dann bittet dich die Business4 sofort einen kurzen Kommentar einzugeben, was du gerade in dem letzten Projekt gemacht hast, in dem du eingebucht warst.

Die Uhrzeiten zeichnet die Business4 für dich auf. Wenn du also immer sofort in das Projekt hinein wechselst, musst du praktisch an nichts weiter denken.

Am Ende des Tages kannst du einfach deine Arbeit beenden. Die Business4 fragt dich dann nacheinander nach einem Kommentar zu deinem letzten Projekt und nach einer kleinen Bewertung deines Arbeitstages.

Gib als Abschluss deiner Tagesarbeitszeit einfach einen kleinen Kommentar ein, was du heute toll fandest oder was dich genervt hat.

Pausen#

Natürlich lässt dich Business4 jederzeit eine Pause machen. Dazu kannst du einfache Projekt wechseln anklicken und in das Projekt <leer> wechseln. Dann bist du in keinem Projekt gebucht. Deine Pausenzeiten werden übrigens nicht einzeln erfasst. In dieser Zeit bist du halt einfach nur in keinem Projekt eingebucht.

Am Ende des Tages berechnet die Business4 dann die Arbeitszeit und die Summe der Projektarbeitszeiten und schlägt dir vor, die Differenz als Pausenzeit (in Minuten) einzutragen. Wenn du feststellst, dass das nicht stimmt, kannst du das aber natürlich überschreiben.

Siehe auch das Thema Arbeitszeiterfassung.

Korrekturen#

Hast du einmal vergessen dich an einem Projekt anzumelden, dann kannst jederzeit in der Stundenzettel Verwaltung die automatisch erfassten Werte korrigieren.

Auch das Nachbuchen weiterer Stundenzettel ist möglich, indem du einfach in das Projekt hinein wechselst und die Arbeitszeiten beim beenden der Projektarbeitszeit einträgst wie sie stattgefunden haben.

Auch das die kurze Zeit, die du dann mit dem verbuchen deiner Arbeitszeiten aufwendest, gehört übrigens zur Projektarbeit. Es ist also völlig in Ordnung, wenn deine Arbeitszeiten lückenlos ineinander wechseln.

Nachträglich Projekt wechseln#

Es kommt vor, dass du schnell dein Arbeitsthema wechselst und erst später merkst, dass du dich noch in das Projekt einbuchen musst.

Das ist kein Problem. Jedesmal, wenn du das Projekt wechselst, dann schlägt dir die Business4 vor, die aktuelle Zeit zum Projektwechsel zu verwenden. Das ist auch die beste Variante: Wechsle dein Projekt und beginne erst dann mit der Projektarbeit. Wenn du das nachträglich machen möchtest, dann ändere einfach in dem Feld Zeitpunkt Wechsel die Uhrzeit zurück.

Der Beginn der Arbeit in dem Projekt wird dann zurück datiert auf den Zeitpunkt, den du angegeben hast.

Dieses Feature ist sogar noch schlauer:

• Warst Du vorher in einem anderen Projekt eingebucht, dann wird das Ende der Projektarbeit in dem vorher bearbeiteten Projekt ebenfalls entsprechend zurück datiert.
• Ist das deine erste Anmeldung, weil du gerade erst auf Arbeit beginnen geklickt hast, dann wird auch der Beginn der Tagesarbeitszeit entsprechend zurück datiert.

Wenn also das Telefon klingelt und dich aus deinem Thema reißt, dann mach ruhig deinen Job. Die Business4 fängt dich auch später wieder ein.

Nachbuchen#

Wenn du komplett vergessen hast deine Projektarbeitszeit zu buchen, dann wird es etwas komplizierter.

Und um ehrlich zu sein: Das macht die Business4 absichtlich etwas komplizierter. Dazu eine kurze Erklärung:

Es ist wichtig, dass Arbeitszeiten und Projektarbeitszeiten sofort gebucht werden. Und es ist einfach. Wenn du das so machst, dann musst du nicht lange überlegen, wann du mit der Arbeit begonnen hast und wann du was gemacht hast. Außerdem kann es wirklich komplizierte Probleme bei der Abrechnung deiner Leistungen verursachen.

Warum? Stell dir vor, dass ein Kunde ein monatliches Budget für Arbeit zur Verfügung stellt. Wenn mehr gearbeitet wird, dann wird der Rest beim Kunden in Rechnung gestellt. Und nun buchst du deine Aufwände für den vergangenen Monat nach und zeichnest deine Aufwände für den aktuellen Monat sauber auf: Für die Business4 ist der vergangene Monat schon abgeschlossen und der aktuelle Monat enthält die Aufwände von zwei Monaten. Die Folge: Der Kunde soll für den aktuellen Monat eine Nachzahlung leisten, weil das Budget nicht ausgereicht hat. Der Kunde wird sich beschweren. Zurecht. Das war keine gute Leistung.

Bitte mute deinen Kollegen und deinen Kunden nicht zu, dass sie dir hinterher arbeiten müssen.

Wenn du nachbuchen musst, dann beachte die Komplikationen und hole die Nachbuchung so schnell wie möglich nach!

Hier ist wie es geht:

• Das Nachbuchen geht nur, wenn du gerade nicht zur Arbeit angemeldet bist.
• Klicke auf Arbeit beginnen.
• Wähle das Projekt, für welches du nachbuchen möchtest. Ändere die Uhrzeit und gegebenenfalls auch das Datum, an dem du mit der Projektarbeit begonnen hattest.
• Du kannst nun auch mehrfach das Projekt wechseln und jeweils die Wechselzeiten und -daten anpassen.
• Beende die Arbeit mit Arbeit beenden. Auch hier passt du dann Datum und Uhrzeit entsprechend an.

In der Folge hast du dann deine vergangenen Aufwände nachgebucht.

Dieser Prozess braucht deine ganze Aufmerksamkeit. Achte immmer sehr genau darauf, dass Datum und Uhrzeit stimmen und was du gerade eingibst. Die Business4 wird dir immer sehr klar anzeigen, in welchen Schritt du gerade bist. Bitte achte genau darauf, was dir angezeigt wird!

Zeiten ändern#

Auch später noch kannst du dir die Liste der Arbeitszeiten und der Projektarbeitszeiten anzeigen lassen und du kannst Anpassungen vornehmen.

Aber Vorsicht! Jetzt wird es wirklich kompliziert und richtig gefährlich.

Je länger eine Projektarbeitszeit zurück liegt, desto wahrscheinlicher erzeugst du Probleme bei deinen Kollegen aus der Buchhaltung und bei deinen Kunden.

Bitte achte auf folgende Punkte:

• Wenn du das Datum änderst, achte darauf dass Beginn und Ende zueinander passen. Die Business4 erlaubt aus gutem Grund keine zu langen Projektarbeitszeiten. Denn Menschen müssen einfach auch mal Pause machen und auch schlafen.
• Wenn du die Zeiten änderst, achte darauf, dass sich deine Projektarbeitszeit nicht mit einer anderen Projektarbeitszeit überschneidet. Du kannst halt nur eine Sache gleichzeitig gut machen.
• Bitte achte darauf, dass deine Projektarbeitszeit innerhalb einer Tagesarbeitszeit liegt, also innerhalb Arbeit beginnen und Arbeit beenden. Ansonsten wird dir die Arbeit nicht angerechnet. Es kommt zu Fehlstunden in deinem Arbeitszeitkonto. Das wird auch passieren, wenn deine Projektarbeitszeit schon vor Arbeitsbeginn startet oder nach Arbeitsende endet.
• Dein Arbeitszeitkonto wird nicht immer automatisch aktualisiert. Nachdem du eine Projektarbeitszeit gebucht und geändert hast, solltest du für diesen Tag deine Arbeitszeit noch einmal neu berechnen lassen.

Warum ist das so kompliziert? Die Antwort ist einfach: Sofort buchen ist nicht kompliziert und automatisch richtig.

Oder anders betrachtet: Nachträglich etas erklären müssen ist immer komplizierter. Und wenn es gut erklärt ist, dann passt es. Wenn du es nicht gut erklären kannst, dann passt vermutlich etwas nicht. Und wenn etwas nicht passt, dann ist es nicht gut erklärt.

Bitte mache dir und deinen Kollegen das Leben nicht unnötig schwer und buche immer sofort.