Einführung#

Den Mitarbeitern eines Unternehmens steht Urlaub zu. Dazu gibt es einige gesetztliche Regelungen. Darüber hinaus gibt es aber auch Auslegungen, die dein Unternehmen treffen kann.

Hier haben wir einige Regelungen unverbindlich zusammengefasst. Bitte orientiere dich immer an den geltenden Gesetzten.

In Deutschland steht den Mitarbeitern ein Jahresurlaub von 24 Tagen bei einer Sechstagewoche zu.

Bei einer Fünftagewoche bleiben davon 20 Tage übrig.

Im Jahr des Eintritts und/oder des Austritts erlangt ein Mitarbeiter 1/12 des Jahresurlaubs für jeden Monat, den er beschäftigt ist.

Bei einem 40h/Woche-Vertrag in einer 5-Tage-Woche muss dein Unternehmen also mindestens 20 Tage Jahresurlaub gewähren. Bei einem 20h/Woche-Vertrag in einer 5-Tage-Woche muss dein Unternehmen aber auch mindestens 20 Tage Jahresurlaub gewähren.

Wie geht das auf? Wir kennen es, dass wir für unsere Mitarbeiter gern sehr individuelle Verträge abschließen. Eben so, wie die Lebenslage und die Möglichkeiten bei unseren Mitarbeitern es ermöglichen.

Wir haben einen sehr fairen Vorschlag bei uns in der Business4 implementiert, der dir und deinen Mitarbeitern die maximale Freiheit gibt und den Urlaub gerecht und angepasst auf die Verträge verteilt. Bitte sieh das als ein Vorschlag und versichere dich immer, dass deine Vereinbarungen rechtlich gültig sind!

Rechnerische Tagesarbeitszeit#

Die Business4 hat die rechnerische Tagesarbeitszeit eingeführt. Bei einem 40h/Woche-Vertrag in einer 5-Tage-Woche fallen damit auf jeden Arbeitstag 8h.

Wenn dein Mitarbeiter nun einen Tag Urlaub nimmt, dann wird seinem Stundenkonto ein Guthaben von 8 Stunden gut geschrieben.

Ist das fair? Wir glauben: ja, unbedingt. Denn so kann der Mitarbeiter mit seinem Stundenkonto arbeiten und Urlaubstage einsetzen oder aufsparen, so wie er es möchte.

Fair ist das auch, wenn ihr eine 38h-Woche vereinbart habt und am Freitag immer nur sechs Stunden arbeitet. Wenn dein Mitarbeiter für den 6h-Freitag einen ganzen Urlaubstag nehmen muss, dann wäre das ungerecht gegenüber dem Kollegen, der den 8h-Donnerstag frei nimmt und dafür mehr Urlaub erhält. Bei Business4 erhalten beide die rechnerische Tagesarbeitszeit für einen Urlaubstag gutgeschrieben.

Bei der Business4 sind das Urlaubskonto und das Stundenkonto sehr eng miteinander verflochten.

5-Tage-Woche oder 6-Tage-Woche?#

Die Business4 geht ganz pragmatisch davon aus, dass alle Mitarbeiter in den Tagen von Montag bis Freitag arbeiten und somit eine 5-Tage-Woche haben.

Das ist unabhängig davon, wie die Mitarbeiter ihre Tagesarbeitszeiten tatsächlich legen. Wir erleben es im Arbeitsalltag immer wieder, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten so koordinieren, dass dientliche und private Belange individuell ideal berücksichtigt werden. Dass kann auch bedeuten, dass ein Mitarbeiter mit einem 16 Stundenvertrag an einem Tag 9 Stunden und an einem zweiten Tag 7 Stunden arbeitet, anstelle täglich 3,2 Stunden.

Damit nicht bei jeder Anpassung an den Lebensalltag ein neuer Vertrag mit einer neuen Urlaubsregelung getroffen werden muss, geht die Business4 bei einer 5-Tage-Woche mit 16 Stunden von 3,2h Arbeitszeit pro Tag aus. Nimmt sich der Mitarbeiter eine Woche Urlaub, also 5 Tage, dann muss er 16h Weniger arbeiten, also eine 16h-Woche weniger. Passt also perfekt - egal ob zuhause der Schornsteinfeger kommt, die Kita ausfällt oder man einfach nur mal raus will, weil die Sonne scheint und dienstlich grad eh nix geht.

Die Business4 kennt auch die 6-Tage-Woche: Wenn also 6 Tage angegeben wurden, dann wird die rechnerische Tagesarbeitszeit auf 6 Arbeitstage verteilt. Bitte denke dann aber auch daran, das bei 6 Arbeitstagen der gesetztliche Anspruch auf den Jahresurlaub 24 Tage beträgt, du dem Mitarbeiter also mindestens 24 Tage Urlaub gewähren musst.

Fairness#

Die Regelungen zum Urlaub in Deutschland sind einerseits eine tolle soziale Errungenschaft. Andererseits sind sie aber auch mächtig kompliziert.

Wir haben alles daran gesetzt, die Regelung so einfach und so fair wir möglich umzusetzen und dabei gesetzeskonform zu sein.

Wir sind überzeugt:

• Als Arbeitgeber bist du schnell auf der sicheren Seite, wenn du deinen Mitarbeitern die Erholung gewährst, die sie brauchen um einen guten Job zu machen. Gerade in einer Zeit, in der Kinder betreut werden müssen, deine Mitarbeiter im Homeoffice ihre Arbeit sehr dicht an ihr Privatleben heran lassen und sich für dein Unternehmen engagieren, ist ein gutes Miteinander und ein ausgewogenes Geben und Nehmen der beste Weg für eine gute Zusammenarbeit.
• Als Arbeitnehmer fällt es dir sicher nicht immer leicht die komplizierten Regeln für deinen Jahresurlaub zu durchsteigen. Das Anliegen deines Arbeitgebers ist, dass du deinen Job gut und das Unternehmen für seine Mitarbeiter, seine Kunden und Lieferanten attraktiv ist. Dein Arbeitgeber will dir deine vereinbarten Erholungszeiten geben und diese so planen, dass das Unternehmen auch während deiner Urlaubszeit gut weiter funkioniert.

Und wenn alles gut geplant und vorbereitet ist, dann ist der Urlaub und die Zeit nach dem Urlaub eine tolle und erfüllende Zeit. Kollegen, Kunden und Lieferanten arbeiten gern und profitabel zusammen. Klingt doch gut, oder?

Mitarbeitervertrag#

Im Mitarbeitervertrag findest du ein Feld Urlaubstage pro Jahr. Damit ist der Jahresurlaub gemeint, der deinem Mitarbeiter bei einer Beschäftigung zustehen würde, wenn er volle 12 Monate im Jahr in deinem Unternehmen arbeitet.

Die Business4 berechnet den Anspruch im Eintritts- und Austrittsjahr automatisch. Berechnet wird der Anspruch mit 1/12 des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat in dem ein Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt ist.

Wichtig ist, dass auch bei Zeitverträgen der hypothetische Jahresurlaub für 12 Monate hier eingetragen werden muss. Dass macht es für dich und deine Mitarbeiter einfacher zu vergleichen. So kannst du sicher stellen, dass die Urlaubsregelungen auch bei zeitlich beschränkten Verträgen vergleichbar und fair sind.

Beantragen und genehmigen von Urlaub#

Letztendlich sollen Arbeitnehmer und Arbeitgeber einvernehmlich entscheiden, wann ein Urlaub genommen werden kann.

Wichtig für den Arbeitgeber ist, dass die Prozesse des Unternehmens darunter nicht leiden sollten. Wenn dir als Arbeitnehmer an deiner Arbeit gelegen ist, dass ist das wahrscheinlich auch dein Wunsch.

Formal wird das über einen Urlaubsantrag abgewickelt.

In der Business4 kannst du auf der Seite My Work einfach einen neuen Urlaubsantrag erstellen. Bitte gib dort den ersten und den letzten Tag an, an dem Du abwesend sein möchtest.

Sollten in der Zeitspanne Wochenenden, Feiertage oder betriebsfreie Tage liegen, wird die Business4 diese Tage berücksichtigen und nicht als Urlaubstage zählen. Wenn du also 14 Tage eine Urlaubsreise am Stück machen möchtest, dann trage am besten den ersten und den letzten Tag deiner Reise ein. Die Business4 weiß dann, dass du nicht verfügbar bist und sie rechnet bei einer 5-Tage-Woche die Wochenenden (4 Tage) und ggf. die Feiertage und die ohnehin freien Tage heraus.

Im Urlaubsantrag kannst Du auch noch eine Bemerkung angeben. Diese Bemerkung wird auch derjenige sehen, der den Urlaub genehmigen soll. Schreibe hier also nichts privates rein. Private Inhalte gehören ja ohnehin nicht in die Business4.

Außerdem solltest du angeben, wer dich während deines Urlaubes vertritt. Die Business4 kann dann auch prüfen, dass nicht zufällig dieser Mitarbeiter zur gleichen Zeit Urlaub beantragt hat. Sollte ein Mitarbeiter krank werden, kann die Business4 so auch schnell ermitteln, ob nicht nur seine eigene Arbeit dadurch beeinträchtigt ist, sonder ob davon auf Vertretungen beeinträchtigt werden.

Gibst du keine Vertretung an, dann liegt es an der Person, die deinen Urlaub genehmigt, ob sie das zulassen möchte.

Generell empfehlen wir dir, dass du die Urlaubsplanung mit deinen Kollegen und Vorgesetzten besprichst, bevor du den Antrag stellst.

Sonderfälle#

Ablehnung

Es kann in besonderen Fällen passieren, dass dein Urlaub nicht genehmigt wird. Dein Vorgesetzter soll dich dazu informieren, denn dafür muss es natürlich Gründe geben.

Zurück ziehen

Möglicherweise kann oder soll ein Urlaub nicht wie geplant stattfinden. Dann kann der Urlaubsantrag zurück gezogen werden. Das geht, so lange der Urlaub noch nicht genehmigt ist.

Arbeitszeiten während des Urlaubs

Du bist im Urlaub und plötzlich möchtest du dennoch ein paar Stunden arbeiten. Während des Urlaubs soll man ja nicht arbeiten. Dennoch kannst Du jederzeit die Arbeit starten und dich in ein Projekt anmelden. Deine Stunden werden dann im Rahmen der Überstundenregelung als Überstunden gezählt. Defakto wird dir damit die Zeit gut geschrieben, die du deinen Urlaub unterbrochen hast. Das halten wir auch für fair.

Krankmeldung

Wir wünschen es niemandem, aber es kann passieren, dass jemand in Urlaub fahren möchte und dann krank wird. Dazu kann dann die AU im System hinterlegt werden und die kranken Tage werden vom genommenen Urlaub abgezogen. Das passiert voll automatisch. Und dass kann dann auch erklären, dass ein Mitarbeiter mehr Urlaubstage genehmigt bekommen hat, als eigentlich vertraglich zugestanden wurden.