Einführung#

Es handelt sich um eine typische Cloud-Applikation mit der Dateien und Verzeichnisse geteilt werden können (Englisch: Filesharing oder File-Sharing).

Wir betreiben eine angepasste und gewartete Nextcloud-Installation, ein weiter entwickeltes derivat der OwnCloud (daher Next Cloud). Dieser Dienst ist vergleichbar mit einem Sharepoint oder Office 365, mit dem Unterschied, dass sämtliche Daten ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert werden. Die von uns vorgehaltenen Applikationen gehen deutlich über eine sogenannte Drop Box hinaus, weil viele weitere kollaborative Applikation integriert sind.

FAQ#

Kann ich Dokumente per Link teilen?#

Ja, das geht:

Browser

1. Melde dich an unter https://nextcloud.okit.de/.
2. Wähle das Verzeichnis oder die Datei aus, die du teilen möchtest.
3. Klicke auf das Teilen Icon:
4. Klicke auf '*' hinter dem Icon für Link freigeben
5. Wähle in dem Popup nun die Einstellungen der Freigabe.
6. Den Link kannst du mit einem klick auf das Icon Zwischenablage: kopieren und zum Beispiel in eine E-Mail oder einen Messenger-Chat einfügen.

Windows App

1. Wähle im Explorer das Verzeichnis oder die Datei aus, die du teilen möchtest. Die Datei muss sich innerhalb der synchronisierten Dateien befinden.
2. Ein Rechtsklick auf das Verzeichnis oder die Datei und dann Teilen via Nextcloud oder Share via Nextcloud.
Die weiteren Schritte sollten selbsterklärend sein.

Kann ich Office-Dokumente gleich im Browser bearbeiten?#

Ja, das geht:

1. Melde dich an unter https://nextcloud.okit.de/.
2. Wähle die Office-Datei, die du bearbeiten möchtest und klicke einfach darauf.
3. Je nach Office-Dokument lädt nun die passende Office-Applikation gleich im Browser.

Du kannst das Office-Dokument auch gleichzeitig mit mehreren Personen bearbeiten. Du siehst dann auch den Cursor der jeweils anderen Bearbeiter und kannst liveverfolgen, welche Änderungen die Bearbeiter an dem Dokument vornehmen.

Warum kann ich das Office-Dokument nicht live im Browser bearbeiten?#

Wenn Dateien geteilt werden, dann kann der Eigentümer auch entscheiden, dass die Dateien nur zum Lesen geteilt werden. Die Datei kann dann nur betrachtet, aber nicht verändert werden.

Du wirst die Datei aber herunter laden können oder in deinen eigenen Bereich kopieren können. Dann kannst Du die Kopie der Datei bearbeiten.

Wie sicher ist das Teilen von Dokumenten?#

Zunächst mal eine Binsenweißheit: Du solltest mit vertraulichen oder gar geheimen Daten sehr vorsichtig umgehen. Wenn du eine Datei in die Cloud legst, dann ist sie im Internet verfügbar; und wenn das erst einmal auch nur für dich selbst gilt. Punkt.

Genau das ist der Sinn einer Cloud: Informationen teilen.

Dennoch bietet unsere Cloud sehr viel um deine Daten zu schützen:

• Daten die du hochlädst können zunächst einmal nur mit deinen eigenen Zugangsdaten abgerufen werden.
• Du selbst kannst entscheiden, mit wem du deine Dateien teilst.
  • Entweder namendlich über den eindeutigen Benutzer-Account, den du zum teilen auswählst.
  • Oder indem du einen eindeutigen Link erzeugst, der praktisch nicht erraten werden kann. Dazu kannst du noch ein Kennwort einrichten, ohne den dieser Link nicht geöffnet werden kann.
• Wir haben die Cloud so konfiguriert, dass sie ein Verfallsdatum einträgt, wenn du das nicht ausdrücklich verhinderst.
• Die Daten werden immer stark verschlüsselt übertragen. Der Übertragungsweg ist also nach Stand der Technik sicher.
• Wir betreiben unsere Server-Hardware selbst. Wir betreiben unsere Dienste ausschließlich in Deutschland.
• Wir haben sehr strenge gesetzliche Regeln und noch viel strengere Unternehmens-Regeln im Umgang mit den Daten unserer Kunden. Ein Zugriff auf deine Daten durch uns ist zunächst mal kategorisch ausgeschlossen. Unser Credo ist Support und nicht Kontrolle.
  Ausnahmen bestimmst du selbst, zum Beispiel weil wir dich unterstützen sollen. Und selbst dann verwenden wir Strategien die es ausschließen, dass jemand von uns deine Daten einsehen kann.
• Unsere Software ermöglicht es dir deine Daten verschlüsselt auf unseren Servern abzulegen. Wir verlangen also nicht, wie viele andere Cloud-Anbieter, dass du uns vertrauen musst. Entscheide selbst!

Wir spielen mit offenen Karten. Wenn du Fragen zum Thema Sicherheit hast und individuelle Vorgaben einhalten möchtest, dann sprich uns gern an: https://www.okit.de/support/

Wir freuen uns, wenn wir etwas dazu beitragen können eine tolle Technologie verantwortungsvoll und sicher zu nutzen.

Es hat sich ein HTTP-Übertragunsfehler ereignet. Bei der Server-Dateierkennungsantwort fehlen Daten.#

Es handelt sich um einen Fehler bestimmter Sync-Clients, zum Beispiel unter Ubuntu. Wir haben beobachtet, dass dieser Fehler auftritt, wenn die Besitzer-Accounts geteilter Dateien oder Ordner deaktiviert oder gelöscht werden.

Folgendes Vorgehen kann das Problem auflösen:

1. über den Browser anmelden unter https://nextcloud.okit.de/
2. den Menüpunkt Freigaben aufklappen und darin Mit Dir geteilt anklicken
3. dort nach Freigaben suchen, die ein ? beim Eigentümer anzeigen
4. auf ... klicken und Freigabe aufheben anklicken

Kann ich auf meine Dokumente per WebDAV zugreifen?#

Ja, das geht. Der WebDAV-Link ist in der Regel:

Windows

https://nextcloud.okit.de/remote.php/dav/files/USERNAME/
Die Zeichenkette USERNAME muss dann durch das jeweilige Login ersetzt werden.

Linux

davs://nextcloud.okit.de/remote.php/dav/files/USERNAME/
Die Zeichenkette USERNAME muss dann durch das jeweilige Login ersetzt werden.

Siehe auch die Nextcloud-Dokumentation.

Beim Bearbeiten von Office-Dokumenten kommt ein Popup#

Das liegt daran, dass auf dem geteilten Host eine Testversion des Office-Paketes verwendet wird.

Defakto beeinträchtigt das die Arbeit mit Office-Dokumenten nicht.

Bei der exklusiven Nutzung von Nextcloud-Hosts bei der OKIT wird bei Bedarf eine lizensierte Version, meist von Only Office oder ggf. auch Collabora eingesetzt und diese Meldung entfällt.

Kleiner Exkurs im Hintergrund:

Collabora ist eine Open Source Software. Collabora fährt hier aber eine seltsame Strategie, indem sie einerseits eine kostenlose Nutzung ermöglichen und befördern und andererseits dann bei der Nutzung den Dialog ausspielen, die Software sei ungeeignet für den Anwendungszweck.

Wir empfehlen gern Only Office an dieser Stelle, weil wir damit sehr gute Erfahrungen bei unseren Kunden gemacht haben und weil unsere Anwender von Collabora sehr verunsichert sind.

Kategorien#

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