Introduction#

This page refers to the Open Source EGrouwpare software, hostet by AgileAS at https://egroupware.okit.de/.

Getting Started#

If you would like to have an introduction with your team, please come back to us. We would love to have a Workshop on site with your team.

Erste Schritte#

Wenn Du mit deinem Team eine Einführung machen möchtest, wende Dich gern an uns. Wir freuen uns bei euch einen Workshop zu machen.

Die Grouwpare bietet sehr umfangreiche Möglichkeiten.

Die wesentlichen Funktionen sind:

• E-Mail
• Terminkalender
• Adressbuch
• Aufgaben

Darüberhinaus verwenden wir die Groupware auch für:

Customer Relationship Management

Kundenkontakte, Aufgaben, E-Mails und Termine können leicht dokumentiert werden und sind immer von jeder Perspektive aus verfügbar.

Projekt-Management

Projekte können angelegt und mit Zeit- und Geld-Budgets ausgestattet werden. Aufwände werden dann von den Mitarbeitern direkt in der Groupware gebucht und stehen dann später für eine Abrechnung und eine Erfolgskontrolle zur Verfügung. Wir haben sogar eine Integration mit unserer Finanzbuchhaltung und Bugzilla realisiert, um geplante Aufwände mit tatsächlichen abgleichen zu können und automatisiert Abrechnungen und Rechnungen aus den Leistungen zu erstellen.

Ressourcen-Verwaltung

Für einen guten Terminkalender ist es unumgänglich auch Besprechungsräume und andere geteilte Ressourcen verwalten zu können. Das ist mit der Groupware leicht möglich. Wir verwalten damit sogar Lizenzen und an Mitarbeiter ausgegebene Geräte.

Aufgaben, Notizen, Anruf-Dokumentation

Das InfoLog-Konzept ist eine sehr gutes Verbindungsglied zwischen Terminkalender, Adressbuch und Aufgaben. Alle Elemente sind mit den anderen verknüpfbar. Auch das Anhängen von Dateien und Dokumenten ist einfach. Bei dem Zugriff auf einen Kontakt, werden dann alle Aufgaben, Termine und Notizen aufgelistet. Von einem Termin komme ich schnell zum Kontakt. Auch eine Verknüpfung mit Projekten ist leicht möglich.

Die Software kann detailliert auf die Verwendung in Benutzergruppen abgestimmt werden. Von der völligen Isolation der einzelnen Benutzergruppen bis zum völlig freien Zugriff auf alle (nicht privaten) Informationen aller anderen Mitarbeiter sind praktisch alle Abstufungen umsetzbar.

Adressbuch#

1. Falls der Addressbuch-Reiter noch nicht sichtbar ist, klicke oben rechts auf das +-Symbol und füge den Adressbuch-Reiter hinzu.
2. In der Zeile unter dem Adressbuch-Reiter befindet sich die Filter-Zeile. Klicke auf das +-Symbol um eine neue Adresse anzulegen.
3. Bei einen Klick auf Name öffnet sich ein Popup-Dialog, unter dem dann Anrede, Vorname, Zweiter Vorname, Nachname und Zusatz angegeben werden kann.
4. Unterhalb der wichtigsten Daten eines Kontaktes, gibt es eine Leiste von Reitern. Hier kann zwischen Organisation (=berfulich), Privat, Details und Verknüpfungen gewählt werden.

Bei mehreren Adressbüchern sollte dann noch das richtige ausgewählt werden, in welches dann der Kontakt geschrieben wird.

Kalender#

1. Falls der Kalender-Reiter noch nicht sichtbar ist, klicke oben rechts auf das +-Symbol und füge den Kalender-Reiter hinzu.
2. In der Zeile unter dem Kalender-Reiter kann der sichtbare Zeitraum gewählt werden. Bei der Einzeltages-Ansicht wird normaler weise auch die Liste der unerledigten Aufgaben angezeigt. Das sind InfoLogs vom Typ Aufgabe, die noch nicht abgeschlossen sind, die am gewählten Tag begonnen haben und für die ich verantwortlich bin.
3. Mit dem + Symbol oben links in der Kalender-Ansicht (unter dem Kalender-Reiter), kann ein neuer Termin angelegt werden.
   Ein Termin kann auch einfach über einen Klick auf das entsprechende leere Feld im Terminkalender angelegt werden.
5. Bestehende Termine können mit der Maus per Drag & Drop verschoben oder in der Länge angepasst werden.
6. Private Termine werden den Kollegen zwar als blockiert angezeigt, die Inhalte des Termins sind aber nur dem Benitzer zugänglich.
7. Teilnehmer können alle Mitarbeiter mit einem Account in der Groupware sein, wie auch Adressen aus dem Adressbuch und sogar Ressourcen.
   Ressourcen sagen den Termin automatisch zu, wenn sie verfügbar sind.
8. Sind Ressourcen oder Kollegen nicht verfügbar, gibt es eine Konflikt-Warnung.

Es können Termineinladungen versendet und empfangen werden. Das geht sogar mit Thunderbird (Lightning), wenn dort der Kalender synchronisiert wird.

FAQ#

Currently there are no frequently asked questions. Maybe the software is that easy to use... ;)

Wie synchronisiere ich meinen Terminkalender?

Der Terminkalender kann mit Lightning (Thunderbird) und vielen anderen Programmen synchronisiert werden. Wir selbst nutzen die Synchronisation auch mit Android.
Die URL zum Synchronisieren lautet: https://egroupware.okit.de/groupdav.php/addressbook/. Für die Einrichtung der Synchronisation wird der Benutzername und das Groupware-Passwort benötigt.
Wir können CalendarSync empfehlen. Dazu gibt es eine kostenlose Testversion unter https://play.google.com/store/apps/details?id=com.icalparse.free.

Wie synchronisieren ich mein Adressbuch?

Das Adressbuch kann auf dem Android-Smartphone über CalDAV synchronisiert werden.
Die URL zum Synchronisieren lautet: https://egroupware.okit.de/groupdav.php/addressbook/. Für die Einrichtung der Synchronisation wird der Benutzername und das Groupware-Passwort benötigt.
Wir können CaredDAC Sync free empfehlen.

Die Synchronisation mit meinem Handy schlägt fehl. Was muss ich tun?

Wenn die synchronisation einmal funktioniert, dann ist sie in der Regel absolut wartungsarm. Folgende Umstände können dennoch Probleme auslösen:
- Das Groupware-Passwort wurde geändert. Das neue Passwort sollte dann auch beim zu synchronisierenden Gerät eingegeben werden.
- Das Handy bucht sich in ein WLAN ein, welches zunächst eine Bestätigung im Browser benötigt. Dann bitte zunächst die Bestätigung im Browser abwickeln oder das WLAN ausschalten.

Ich will keine Synchronisierung mit meinem Handy einrichten. Kann ich dennoch auf die Daten zugreifen?

Ja, das geht. Die Groupware ist responsive und kann auch mit dem Handy verwendet werden.
Dadurch, dass die Kontakte und Termine so nicht synchronisiert werden, haben andere Apps keinen Zugriff auf die Termine und Kontakte. Das ist dann in der Regel aber auch die Intention.

Categories#

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