Einführung#

Accounting unterstützt verschiedene Methoden um neue Mandanten und Anwender anzulegen:

1. manuelles Anlegen durch einen Reseller (Wiederverkäufer) oder den Operator (OKIT)
2. automatisches Anlegen durch den ein spezielles Webformular (Wrapper)

Manuelles Anlegen#

Grundsätzlich muss ein Mandant (Client) angelegt werden, bevor für den Mandanten Anwender (User) angelegt werden können.

Es können beliebig viele Mandanten angelegt werden. Ein Mandant ist zum Beispiel ein Unternehmen, eine Kanzlei, ein Verein, eine Körperschaft oder eine sonstige wirtschaftliche Einheit.

Ein Mandant kann beliebig viele Anwender haben.

Mandant anlegen#

Um einen neuen Mandanten (Client) anzulegen, müssen folgende Vorbedingungen erfüllt sein:

• dein Unternehmens-Account muss ein Reseller-Account sein, also auf der Accounting-Plattform als Reseller registriert sein
• du musst Administrator-Rechte besitzen

Du legst einen neuen Mandanten wie folgt an:

1. falls noch nicht geschehen, melde dich beim Accounting an unter https://agile.okit.de/
2. wechsle auf den Reiter Mandanten
   (Wenn du keinen Reiter Mandanten siehst, dann bist du noch nicht mit Administrator-Rechten ausgestattet oder dein Unternehmens-Account ist noch nicht als Reseller registriert.)
3. clicke auf den Button Neu und fülle die Daten des Unternehmensaccount aus

Bitte beachte, dass du einige minimale Daten für den neuen Mandant angeben musst. Sollte etwas wichtiges fehlen, so wird dich die Accounting-Applikation darauf hinweisen.

Folgende Daten werden bei der manuellen Anlage von Unternehmensaccounts benötigt:

• Firmenname, Vereinsname, Kanzleiname oder eine andere zutreffende Firmierung
• E-Mail-Adresse für Vertrags und Buchhaltungsangelegenheiten
• die Anschrift der Organisation, bestehend aus Straße, Postleitzahl (PLZ), Region (Bundesland) und Land (z.B. Deutschland)
• eine Steuernummer, zum Beispiel die Umsatzsteuer-ID (Ust.-ID)
• eine Registriernummer und das Register, zum Beispiel:
  • das Handelsregister A oder B mit Amtsgericht und Registernummern
  • das Vereinsregister und die Registernummer
  • die zuständige Anwaltskammer
  • eine andere zuständige Kammer oder ein Register

Von den beiden Daten Steuernummer und Registernummer wird mindestens eine benötigt.

Diese Daten sind sehr wichtig, da der Mandant formal eine wirtschaftliche Einheit sein muss, die aus steuerlichen Gründen vom Reseller identifizierbar sein muss.

Anwender anlegen#

Um einen Anwender (User) anzulegen musst du Administrator-Rechte haben.

Der Mandant des neuen Anwenders muss bereits existieren.

Du legst einen neuen Anwender wie folgt an:

1. falls noch nicht geschehen, melde dich beim Accounting an unter https://agile.okit.de/
2. wechsle auf den Reiter Mandanten
   (Wenn du keinen Reiter Mandanten siehst, dann bist du noch nicht mit Administrator-Rechten ausgestattet oder dein Unternehmens-Account ist noch nicht als Reseller registriert.)
3. klicke auf den Mandanten, für den Du einen Anwender anlegen möchtest
4. klicke dann auf dem Button als ausgewählter Mandant arbeiten - du kannst dich damit temporär im Accounting bewegen, als seist du ein Anwender des ausgewählten Mandanten
5. wechsle nun auf den Reiter Anwender
6. klicke auf den Button Neu um einen neuen Anwender anzulegen
7. nachdem du die Daten des neuen Anwender erfolgreich gespeichert hast, klicke auf den Button (Ersatz-) Passwortlink versenden

Nachdem der Anwender angelegt ist, kannst Du dem neuen Mitarbeiter sofort einige Applikationen zuweisen.

Wrapper#

Als Reseller bieten wir dir die Möglichkeit, dass sich dein Anwender direkt selbst registrieren können. Für diesen Zweck stellen wir individuell konfigurierte Webformulare bereit. Wir nennen diese Formulare Wrapper, weil sie wie ein Wrap all die einzelnen Schritte zusammen fassen, die du ansonsten manuell machen müsstest.

Die URL zu deinem Wrapper erhältst Du nach der Registrierung als Reseller oder von unserem AgileAS-Support.

Die Konfigurations-Möglichkeiten deines Wrappers beschreiben wir auf der Seite Wrapper-Optionen.

Im folgenden wird erklärt, wie du deinen Wrapper einbinden kannst.

Das Szenario ist in aller Regel, dass du eine eigene Homepage betreibst, auf der du deinen neuen Anwendern anbieten möchtest sich für deine Dienstleistungen zu registrieren. Die Homepage-Seite mit diesem Angebot nennen wir im folgenden Landing-Page.

Von der Landing-Page wird der neue Anwender auf die Wrapper-URL geleitet. Das kannst du über einen expliziten Link oder ein spezielles Gadget (zum Beispiel ein Call to Action Button) einrichten, oder auch als sofortiges redirect auf die Wrapper-URL.

Der Wrapper fragt dann die konfigurierten Daten von dem neuen Anwender ab und leitet den neuen Anwender durch die Datenerfassung.

Sobald der neue Anwender die Datenerfassung abgeschlossen hat, wird dem neuen Anwender eine Seite mit einem abgestimmten PDF-Dokument angezeigt. Den Inhalt dieses Dokumentes kannst Du selbst festlegen. In der Regel sind das die AGB, die Terms & Conditions oder sonstige Vertragswerke. Auch die Datenschutzvereinbarung sollte darin erwähnt werden. Erst wenn der Anwender diese Seite bestätigt wird das Anlegen des neuen Accounts ausgelöst. (Vorher kann der Anwender jederzeit abbrechen und es werden keine Daten auf der Plattform gespeichert.)

Abhängig von der Konfiguration deines Wrappers zeigt er eine Danke-Seite an oder leitet zurück auf eine vorab vereinbarte URL auf deiner Homepage.

Google Conversion Tracking#

Möglicherweise möchtest du neue Anwender über Werbeanzeigen bei Google gewinnen und die erfolgreichen Registrierungen von Google tracken lassen. Das ist einfach möglich, indem du als Landing-Page der Werbeanzeige deine speziell vorbereitete Landing-Page angibst.

Die sogenannte Conversion ist dann die erfolgreiche Registrierung des neuen Anwenders auf der Plattform. Denn mit der Registrierung schließt der Anwender mit dir einen Vertrag ab.

Als Conversion-Trigger kannst Du also eine eigene Danke-Seite auf deiner Homepage einrichten, zu der der Wrapper im Erfolgsfall weiter leitet. Der AgileAS-Support richtet den Wrapper dann so ein, dass die Weiterleitung auf die spezielle Danke-Seite deiner Homepage erfolgt. Teile uns dazu die genaue URL deiner Danke-Seite mit, auf die der Wrapper nach der erfolgreichen Registrierung weiter leiten soll.

FAQ#

Reseller-Fragen#

Was fehlt, wenn ich eine E-Mail Nicht abgerechnete Kunden erhalte?

Dann fehlen Daten, die zur Abrechnung notwendig sind. Dazu gehören alle Attribute, die bei der Registrierung unter Mandant anlegen auch angegeben werden müssen.