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Einführung#

Es ist natürlich sehr wichtig zu wissen, wie viel Zeit deine Mitarbeiter auf welche Tätigkeiten verwenden. Zum Beispiel, weil die Zeiten gegenüber den Kunden abgerechnet werden sollen oder weil du schlicht wissen musst, wo dein Unternehmen effizient arbeitet und wo nicht.

Dazu dient die Projektzeiterfassung. Wir haben das so genannt, weil innerhalb der Arbeitszeit dann praktisch alles ein Projekt ist.

Also Projekte bezeichnest du also sowohl die Dienstleistung, die du für deine Kunden erbringst, Aufträge, Montagen, Beratungen und Hilfeleistungen. Auch die internen Prozesse bezeichnest du dann als Projekt: Die Buchhaltung, Produktplanungen, Entwicklungen, eigene Wartungsarbeiten an deiner Infrastruktur, Akquise und Marketing und so weiter.

Du kannst beliebig viele Projekte anlegen und diese als Kundenprojekt (extern) oder als eigene, interne Projekte markieren. Dadurch, dass du das Projekt einzelnen Mitarbeitern zuweist, können diese ihre Aufwände (also die Arbeitszeiten) auf das Projekt buchen.

Am Ende bekommst du so eine präzise Aufstellung, wie viel Aufwand ein Projekt in deinem Unternehmen ausgelöst hat. Du kannst diese Aufstellungen verwenden um mit deinen Kunden abzurechnen. Wenn du einen festen Preis mit deinen Kunden vereinbart hast, weißt du wann das Budget erschöpft ist und ob ihr eure Aufwände passend geplant habt.

Aus den Kommentaren der Projektzeiterfassung kannst du auch in der Nachbetrachtung heraus bekommen, welche Aufwände gut bearbeitet werden konnten und wo du noch besser werden kannst.

My Work#

Das Tab My Work begrüßt dich immer, wenn du dich an der Applikation anmeldest.

Dort startest du deine Tagesarbeitszeit und kannst sofort danach das Projekt auswählen, für welches du arbeiten möchtest.

Wechselst du das Projekt, dann bittet dich die Business4 sofort einen kurzen Kommentar einzugeben, was du gerade in dem letzten Projekt gemacht hast, in dem du eingebucht warst.

Die Uhrzeiten zeichnet die Business4 für dich auf. Wenn du also immer sofort in das Projekt hinein wechselst, musst du praktisch an nichts weiter denken.

Am Ende des Tages kannst du einfach deine Arbeit beenden. Die Business4 fragt dich dann nacheinander nach einem Kommentar zu deinem letzten Projekt und nach einer kleinen Bewertung deines Arbeitstages.

Gib als Abschluss deiner Tagesarbeitszeit einfach einen kleinen Kommentar ein, was du heute toll fandest oder was dich genervt hat.

Pausen#

Natürlich lässt dich Business4 jederzeit eine Pause machen. Dazu kannst du einfache Projekt wechseln anklicken und in das Projekt <leer> wechseln. Dann bist du in keinem Projekt gebucht. Deine Pausenzeiten werden übrigens nicht einzeln erfasst. In dieser Zeit bist du halt einfach nur in keinem Projekt eingebucht.

Am Ende des Tages berechnet die Business4 dann die Arbeitszeit und die Summe der Projektarbeitszeiten und schlägt dir vor, die Differenz als Pausenzeit (in Minuten) einzutragen. Wenn du fest stellst, dass das nicht stimmt, kannst du das aber natürlich überschreiben.

Siehe auch das Thema Arbeitszeiterfassung.

Korrekturen#

Hast du einmal vergessen dich an einem Projekt anzumelden, dann kannst jederzeit in der Stundenzettel Verwaltung die automatisch erfassten Werte korrigieren.

Auch das Nachbuchen weiterer Stundenzettel ist möglich, indem du einfach in das Projekt hinein wechselst und die Arbeitszeiten beim beenden der Projektarbeitszeit einträgst wie sie stattgefunden haben.

Auch das die kurze Zeit, die du dann mit dem verbuchen deiner Arbeitszeiten aufwendest, gehört übrigens zur Projektarbeit. Es ist also völlig in Ordnung, wenn deine Arbeitszeiten lückenlos ineinander wehcseln.